Vedno, ko govorimo o politiki čiste mize in zaslona, vsi mislijo, da govorimo o tem, ali imajo pospravljeno ali razmetano delovno okolje. Seveda bi bilo lepo, če bi imeli vsi svoja delovna okolja pospravljena in urejena, vendar ko govorimo o politiki čiste mize in zaslona pravzaprav ne govorimo o tem. Ja, tudi meni se zdi čudno, da »politika čiste mize« ne govori o tem, da je potrebno imeti delovno mesto pospravljeno. Ja zakaj pa si je potem izbrala tako zlobno ime?
Najprej poglejmo, kaj se na razmetani mizi nahaja – pisala, post it listki, zvezki, natisnjeni dokumenti, roža, kabli, lak za nohte, sok, polnilec za telefon, računalnik, stare škarje, selotejp, kombinirke, flomaster in kup drobtin. No – pazi foro – politika čiste mize tu ne vidi nobene težave. Ko pa se vprašamo, kako je s pristnostjo podatkov in predmeti, ki so na delovnem mestu, pa ugotovimo, da se politika lahko dotika le dokumentov in računalnika. Ja, lak za nohte in kombinirke so lahko še vedno na mizi…
Zakaj so podatki problem?
No, pa poglejmo podrobneje, kako in kaj je s podatki. Politika čiste mize in zaslona se ukvarja s podatki, ki so zaupni ali občutljivi. OK – kaj je to zaupno, si lahko prestavljamo – kakšen bi bil vpliv, če jih prebere nepooblaščena oseba. Kaj pa občutljivi? A to pomeni, da ne bodo govorili z nami, če jim rečemo, da so debeli?
Ja, ne. To pomeni, da so to podatki, ki se nanašajo na osebe in sicer nimajo poslovno pomembne vrednosti, vseeno pa imajo vpliv na posameznika in njegovo zasebnost, če bi bilo razkriti.
In zakaj sem zdaj jaz odgovoren za zaupnost in občutljivost podatkov?
Nisi samo ti – VSI smo odgovorni za zagotavljanje ustrezne varnosti podatkov, ne glede na njihov format zapisa ali obliko. Varnost moramo podatkom zagotoviti tudi v času, ko zapustimo delovno mesto (za nekoliko daljše obdobje ali pa ob koncu delovnega dne). Ali lahko to določimo v minutah? Jojmene. Dajmo si predstavljati, da so podatki vaš mali otrok (in to tisti otrok, ki ga imate radi). Koliko časa bi ga pustili brez nadzora? No, toliko časa. Tisti, ki nimate otrok, si predstavljajte določeno drugo stvar ali predmet. Ne gre? Poznate rek, da je situacija takšna, kot če maček pazi slanino? No, to.
Ko govorimo o politiki čiste mize in praznega zaslona, pravzaprav govorimo o tem, da se v nenadzorovanem delovnem okolju ne smejo nahajati zaupni ali občutljivi podatki.
Kaj naj zdaj delam z računalnikom?
Ko zapustiš delovno mesto, ga zakleni. Kombinacija tipk CTRL+ALT+Delete odpre zaslon, na katerem je možno izbrati možnost »Zakleni«. Če je to preveč komplicirano, predlagam da držite tipko »windows« in pritisnete še črko »L« na tipkovnici.
Kaj naj zdaj delam z mizo?
Zaupni in občutljivi podatki morajo biti odstranjeni z delovnih površin, ko so te nenadzorovane. To pomeni, da morajo biti takšni podatki ali v zaklenjeni omari ali v zaklenjenem predalu pisalne mize. Seveda je to nujno v času, ko končamo delovni dan.
Kako naj se obnašam do omare, kjer imam shranjene dokumente?
Omare, v katerih so shranjeni zaupni ali občutljivi podatki, morajo biti zaprte ko niso v uporabi in zaklenjene v času, ko so nenadzorovane.
Hramba mehanizmov za omogočanje dostopa
Kaj? Ja, ključi in gesla. To so mehanizmi, ki omogočajo dostope. Ključi, ki omogočajo dostope do območij ali prostorov hrambe zaupnih ali občutljivih podatkov, se ne smejo puščati nenadzorovani (na primer na delovni mizi). Enakovreden mehanizem predstavljajo gesla, le da ta varujejo podatke v elektronski obliki. Tako morajo biti ustrezne kakovosti, skrbeti pa je potrebno za njihovo zaupnost. Gesla ne smejo biti zapisana in enostavno dostopna – shranjevanje gesel na post it listke, ki so nalepljeni na monitor, na primer, ni dobra praksa.
Kaj pa tiskalniki?
Vsi zaupni ali občutljivi dokumenti, ki jih natisnemo, morajo biti odstranjeni s tiskalnika v skupni rabi takoj po izvedbi tiskanja.
A potem kar v koš?
Ja, kam pa? No, seveda je potrebno vse podatke, ki so natisnjeni in so občutljivi ali pa zaupni morajo biti pred deponiranjem v koš razrezani. Če nimate rezalnika, vprašajte kjer je najbližji in se dogovorite za svoje trenutke…
Kaj pa skupni prostori?
Table v sejnih sobah, kjer se med sestankom na tablo zapisuje zaupne ali občutljive podatke moramo po zaključku sestanka pobrisati. No, lepo bi bilo, da bi vedno, ko zapustimo sejno sobo za sabo pobrisali tablo, saj tega ni dolžan narediti tisti, ki uporablja sejno sobo za nami. Reditelja ni več, ker nisi več v osnovni, niti v srednji…
Skupne datoteke, podatkovni mediji…
Izmenjave datotek je najbolje izvajati preko skupne rabe ali platform za izmenjavo datotek. Uporaba medijev, kot je USB, CD/DVD je odsvetovana, saj je potrebno potem skrbeti še za eno kopijo podatka, ki jo je potrebno nadzorovati, uničiti…
Pa niti modern nisi več, če si na USB-ju. Danes je vse v klaudu, stari moj…
