Elektronska pošta še vedno predstavlja najpogostejši način komunikacije tako v poslovnem kot v zasebnem življenju. Ne glede na razširjenost uporabe, pa lahko z uporabo elektronske pošte sami sebi postanemo največji sovražnik.
Opisal sem najpogostejše napake, ki jih pri uporabi elektronske pošte naredimo.
»Samodokončevanje«
Pogosta lastnost programov za uporabo elektronske pošte nam omogoča, da po vpisu nekaj črk program ponudi prejemnika sporočila. Program vam s tem olajša delo in pohitri navajanje prejemnikov sporočila. Tako vam niti ni potrebno vedeti vseh naslovov prejemnikov sporočila.
Težave nastopijo, ko se pojavijo prejemniki, ki imajo podobne naslove elektronske pošte. Z uporabo samodejnega zaključevanja naslovnikov sporočila lahko prehitro izberemo napačnega prejemnika. S tem lahko povzročimo, da sporočilo prejme povsem napačna oseba, s tem lahko povzročimo razkrivanje zaupnih ali občutljivih podatkov – glede na to, da imamo vedno tisto peklensko srečo – če se zmotimo, bodo vsebovani podatki tako zaupni kot tudi občutljivi.
Kako rešiti zadevo?
Včasih lahko prekličemo sporočilo elektronske pošte, ki smo ga že poslali – npr v programu Outlook gremo med poslana sporočila, izberemo želeno sporočilo, ga odpremo v rubriki “Premakni” izbiro “aktivnosti” in “prekliči”. Seveda je edino pošteno, da prejemnike sporočila obvestimo o tem, da je bila pošta razkrita in da napačnega prejemnika obvestimo o tem, da je po pomoti prejel sporočilo in da ga naj obravnava kot brezpredmetno in ga naj pobriše…
…firbec ga bo seveda nemudoma prebral, je pa res da smo se trudili po najboljših močeh.
Kako preprečiti?
Preverite nabor prejemnikov pred izvedbo pošiljanja sporočila. VEDNO, če gre za zaupne ali občutljive podatke.
Odgovori vsem
Vsi sistemi za pošiljanje sporočil elektronske pošte imajo polja:
ZA / TO – sem napišemo prejemnike,
KP / CC – »kopijo prejme / carbon copy« sem napišemo osebe, ki morajo biti obveščene,
SKP / BCC – »skrita kopija / blind carbon copy« – sem navedemo prejemnike, za katere želimo da sporočilo prejmejo, vendar ne želimo, da ostali prejemniki sporočila vedo, da so bili med prejemniki.
Če izberemo opcijo »Odgovori vsem / Reply-All«, bomo odgovor posredovali vsem, ki so navedeni v TO: in CC: polju.
V določnih primerih želimo odgovoriti samo izvornemu pošiljatelju (na primer, da je posredoval sporočilo in pozabil na priponke ali kaj podobnega).
Kaj je SKP/BCC in zakaj se uporablja?
Večkrat to pravijo, da je to polje, ki ga uporabljajo zahrbtneži in hinavci, da sporočilo posredujejo še kateremu prejemniku (npr. šefu), da bi… …pač tist,i kar takšni tipi delajo.
Sicer pa je to polje v praksi uporabljano za pošiljanje okrožnic ali pa za posredovanja povpraševanj različnimi ponudnikom, ko želimo zagotoviti sočasno prejemanje sporočila, ne želimo pa, da prejemniki vedo, kdo so. Ja, tudi SPAM sistemi uporabljajo podobne tehnologije – ne vemo, kdo vse je prejemnik…
Kako preprečiti pošiljanje odgovora vsem in odgovarjati samo pošiljatelju?
Zelo enostavno – izberi »Odgovori« ali »Odgovori vsem«. Odloči se. Ti si gospodar svojega računalnika. In bodi pozoren pri tem kaj delaš.
Čustva
Pravijo, da so pregovori modrost ljudstva. Štajerci večkrat rečejo »Pi ka ne boli«. Pa recimo, da je to modrost. Torej – za tiste, ki niste razumeli – če si čustveno razrvan, popij alkoholno pijačo. Ljudska modrost je navadno posledica izkušenj in zdrave kmečke pameti. Smiselno jim je slediti.
In ker ne obstaja pregovor »Ko so problemi v glavi, se mail pisat spravi«, tega ne bomo delali. Če smo razburjeni zaradi česar koli, pisanje mailov ni prava rešitev. Če pa že morate – potem to naredite terapevtsko. Odprite program za elektronsko pošto, napišite sporočilo in ga pustite brez navedenih prejemnikov. Potem pojdite na sprehod, kavo, delati druge stvari in se vrnite na sporočilo. Pobrišite vsebino in ga ponovno napišite. Še bolje je, da enostavno dvignete telefon in pokličete pošiljatelja sporočila, ali pa se z njim celo osebno sestanete.
Pri pisanju sporočili elektronske pošte je potrebno tudi paziti na načine pisanja in izražanja, saj gre za neverbalno komunikacijo. Cinizem in sarkazem večkrat ne bo tako dobro sprejet, kot je v neposredni komunikaciji. Paziti je potrebno na uporabo ločil in velikih črk.
Imam na primer sodelavca, ki v vsakem mailu večkrat uporabi klicaj. Tudi ob koncu sporočila. Lep pozdrav! Kaj to pomeni verjetno nikoli ne bom razumel.
Zasebnost
Potrebno se je zavedati, da bo sporočilo, ki ga pošiljaš, lahko prebral vsakdo, ki je med prejemniki. Ravno tako ga bodo prejemniki lahko prepošiljali drugim, lahko ga objavijo na forumu – celo v tej rubriki smo že objavili kakšno sporočilo. Sporočila so lahko hranjena na strežniku, v katerega bodo vdrli in sporočilo lahko postane naenkrat splošno dostopno. Če želite nekomu povedati kaj resnično zasebnega, to ne delajte preko uporabe elektronske pošte.
Pri poslovni komunikaciji se je potrebno zavedati, da veliki držav sprejema sporočila elektronske pošte kot dokazni material na sodišču.
Pri uporabi službenega mail naslova je potrebno razumeti, da v določenih primerih vsebina lahko predstavlja razumevanja stališča podjetja glede določene teme. Razmislite, preden pišete.
