Ob trenutni situaciji nas veliko dela od doma. To je skladno z usmeritvami vlade, delodajalca, pa tudi nas samih. Delo doma je nekoliko drugačno. Čas si lahko razporejamo bolj samostojno, posledično se nam dogodi, da se delovni čas sicer nekoliko raztegne, saj opravimo kakšno dodatno aktivnost, kot na primer kuhanje kosila, zato pa potem delo končamo nekoliko kasneje. Prihranimo tudi nekaj časa, ki ga sicer porabimo za vožnjo na delo in z delovnega mesta, takoj ko nehamo z delom, je možno čas nameniti družini ali hobijem.
Drugačni načini dela pa so povezani tudi z nekaterimi drugačnimi orodji. Tako se dnevno soočate z uporabo orodij kot so Microsoft Teams, Skype, če ne morete pomagati tudi Zoom. Verjetno sorodna orodja uporabljajo tudi ostali člani gospodinjstva – v kondiciji morajo biti tudi najmlajši, saj nikoli ne vedo kdaj bo potrebno ponovno obiskovati šolo kar iz dnevne sobe. Ne glede na to, katerega od sistemov uporabljate ali pa ste ga primorani uporabljati – tukaj je na voljo nekaj nasvetov za nekoliko bolj varno izvajanje spletnih konferenc.
- Posodobitve programske opreme – nič drugače kot na tem področju je potrebno zagotoviti, da se uporablja zadnja različica programske opreme. Za aplikacije Skype for Business in pa Microsoft Teams za izvajanje nadgradenj skrbijo skrbni informatiki iz Gorenja, če pa imate na domačih računalnikih kaj posebnega, pa morate za nadgradnje poskrbeti kar sami.
- Video in avdio nastavitve – privzeto ob pridružitvi je smiselno imeti izključeno kamero in pa mikrofon. Obe napravi se vključita ko je potrebna njihova uporaba. En vidik tega je, da si zagotavljate zasebnost (kamera) drugi del pa se nanaša na to da ne motite drugih udeležencev. Ne veste o čem govorim? O tistem tipu, ki med videokonferenco ne izklopi mikrofona in potem vsi poslušamo kako se ukvarja s problematiko svojega kulija in se nikakor ne more odločiti ali bi ga priklopil ali izklopil. In to po večkrat v eni sekundi.
Ali pa tisto, ko enostavno med spletno konferenco na enkrat slišimo bobnenje pisalnega stroja? Ja, to je uporabnik prenosnega računalnika, ki je pustil vklopljen mikrofon in neusmiljeno pošilja sporočila elektronske pošte. Ker je mikrofon, ki ga uporablja sestavni del prenosnika, se seveda zvok po ohišju dobro širi – in evo nam bobnarja na spletni konferenci.
- Preglejmo naše ozadje – takoj ko aktivirate spletno kamero se morate zavedati, da na sliki, ki jo oddajate ne bo na voljo samo veš prikupen in očarljiv ksiht, ampak tudi vsa krama, ki jo imate v svojo okolici. No – pa glede na to, da govorimo o varovanju informacij, se je potrebno prepričati, da ne bomo razkrili kakšnih posebej pomembnih poslovnih skrivnosti. Slaba praksa je na primer, če imamo spletno sejo s katerim od konkurentov, na steni pa imamo shemo strateškega plana vezanega na konkretne posle. To ni pametno.
- Prejetega vabila ne posredujte brez vednosti organizatorja – pogosto je vabilo tudi ID za udeležbo na konferenci in je del prepoznave posameznika. Če mislite, da je potrebno še koga povabiti je najbolje, da se glede tega obrnete na organizatorja seje in da on doda »pozabljenčka« med seznam povabljenih.
- Ne snemaj seje – za snemanje je potrebno zagotoviti soglasje vseh udeležencev sestanka. VSEH. To ne predstavlja samo vljudnostne geste, ampak tudi zagotavlja zasebnost in zaupnost – ne vemo kakšne podatke bo kateri od udeležencev predstavil in mogoče bi bilo nekoliko neumestno, če bi kdo predstavil kakšno poslovno skrivnost, potem pa bi zaradi razkritja posnetka ogrozili delovanje in poslovanje organizacije.
- Skrbno z identifikatorji za pridružitev konferenci – nekateri sistemi imajo za potrditev identitete dodatna gesla. Če jih posredujemo pravzaprav posredujemo svojo identiteto in omogočamo nepooblaščene dostope do spletne seje. Ni lepo.
- Pregled udeležencev – preglej kateri udeleženci so se dejansko udeležili konference, ki je sklicana – če je med udeleženci oseba, ki je ne moremo prepoznati, je potrebno identifikacijo osebe izvesti na ustrezen način.
- Ravno tako je potrebno paziti na red med konferenco – če je kateri od udeležencev moteč ali destruktiven, se ga lahko odstrani iz konference.
- Pazi pri skupni rabi zaslona – veliko bolje je izbrati skupno rabo okna, kjer dejansko izberemo tisto okno, ki ga želimo deliti in tako se izognemo, da delimo celotno namizje – lahko da bi s tem razkrili katero od pomembnih poslovno občutljivih informacij. Ali pa imate odprto kakšno neumno sliko z dopusta, ki sicer nima kaj delati v poslovnem okolju.
To so torej osnovna priporočila. Dobro je, da ima vsaka konferenca tudi svojega koordinatorja, ki podaja besedo sodelujočim in skrbi za red (komunikacijski). Upošteva tudi, če kateri od udeležencev dvigne roko in mu zagotovi besedo kasneje.
Torej? Mikrofone na mute, če ne govoriš, video na off, če ni potrebno da dela (nisi ti Selma Hayek da vsi komaj čakamo, da te lahko vidimo), če daš v skupno rabo, daj samo program, ki ga želiš pokazati, če imaš razmetano (ne samo kaos, ampak tudi podatkovno) uporabi ozadje za videokonferenco (MS Teamsi to omogočajo, ker sem se včeraj javil iz Havajev, minuto za tem pa iz Trbovelj).Pojdi nazaj in pogruntaj kako se naredi ozadje za videokonferenco da bo izgledali da vedno samo delaš 😊
