Firma dela dalje. Seveda pa v tej rubriki ne govorimo o tem, kako bormašina še vedno vrta, če delavec gre, ampak o tem, kako in kaj je s podatki in kaj je čigavo ob spremembi ali prekinitvi delovnega razmerja.
Tukaj imamo vedno nekoliko čudno situacijo. Po eni strani so vse obdelave podatkov, ki jih naredimo v času delovnega razmerja, last firme in nam je to tudi povsem jasno in razumljivo. Za naš čas, ki smo ga za obdelave namenili, dobimo petnajstega bolj ali manj posrečeno finančno nadomestilo, obdelane podatke (in posledično poslovanje) pa pustimo firmi.
No, po drugi strani pa imamo tudi pravico do zasebnosti na delovnem mestu, ki nam zagotavlja, da na primer brez našega dovoljenja v normalnih okoliščinah nihče ne sme šariti po naših poštnih nabiralnikih, datotekah in podobno. Ampak v naših elektronskih predalih in v naših mapah datotek so dejansko pomembni podatki, ki vplivajo na delovanje oddelka in družbe. Ja, kaj zdaj naredit s temi zadevami preden gremo?
Predaja podatkov
Vedno, ko menjaš delovno mesto, je verjetno določena oseba (ali več oseb), katerim je potrebno predati podatke in informacije, ki so vezani na zgodovino opravljanja del in pa na izvajanje tekočih poslov. Naša zaveza je, da ne povzročamo poslovne škode oddelku ali podjetju iz katerega odhajamo in poskrbimo za ustrezno predajo poslov. Podatke, ki so pomembni za delovanje in poslovanje oddelka in družbe bi že v časi aktivnega izvajanja del in nalog morali shranjevati na skupnih mestih, da so tako dostopni ožjemu naboru sodelavcev, s katerimi skupaj sopihamo k doseganju ciljev oddelka ali družbe.
V praksi se včasih pojavijo določena odstopanja in podatke enostavno »hrčkamo« na lokalnih diskih. To je seveda slabo zaradi tega, ker v primeru, da mi ne moremo do računalnika oziroma podatkov, tega ne moremo omogočiti niti komu od sodelavcev. Kako to mislim? Padec s kolesom, zaradi prometne nesreče v Hudi luknji ne moreš v službo, crnil je disk, nimam varnostne kopije, med obiskom pri sosedi je prišel mož prehitro domov in sedaj ne moreš hodit 30 dni… …pač te, klasične zgodbe, ki vplivajo na naš vsakdan. Službeni poslovno pomembni podatki morajo torej biti shranjeni na skupnih mapah (ali so te v oblaku ali v jasnini – beri na diskovju firme – je pravzaprav povsem vseeno, pomembno je, da ima do njih dostop še kdo, če ga mi trenutno ne moremo izvesti).
S tem je problem predaje podatkov rešen? Pravzaprav ga niti ni, ker je vse skupaj že od začetka urejeno tako kot mora biti. Wow. Končano še preden smo začeli delat. Mi je že všeč.
Kaj pa maili?
Če menjamo oddelek, maili ostanejo. Verjetno je del predaje poslov, da bomo vestno posredovali maile, ki jih dobimo na novo delovno mesto osebi, ki nas nadomešča ali pa »bivšemu šefu«, pa naj potem oni urejajo zadeve skladno z novo organizacijo.
Nekoliko drugače je v primeru da firmo zapustimo. V takšnem primeru bodo v IT oddelku nastavili avtomatski odzivnik na vaš poštni naslov, v katerem bo navedeno, da ste se odločili, da poiščete izzive izven poslovne skupine, da pa se lahko za dodatne informacije obrnejo na določene navedene kontakte. Obvestilo bo napisano tudi v angleškem jeziku, ki pravzaprav predstavlja standard mednarodne poslovne komunikacije. In mi delamo v mednarodnem poslovnem okolju. Z nastavitvijo odzivnika nihče ne dostopa do vsebine poštnega nabiralnika. Niti nima omogočene pravice, niti (in predvsem) nima pravne podlage.
Kaj pa fascikli v omari?
A to še vedno imate? Ojoj.. ja nič – ključ od omare date tistemu, ki bo zadevo prevzel za vami. Papirji… …joj. Dajte malo pogledati, kako in kaj je s pravnimi podlagami, ki določajo obdobja hrambe dokumentov. Pa malo počistite in obremenite rezalnike, za dokumente, ki jih ni potrebno več hraniti in jih imate le zato, da omare niso prazne.
Kaj pa ostale storitve informacijskega sistema?
Če menjate delovno mesto, bo izvedena revizija dostopov glede sredstev in storitev informacijskega sistema, da ti ostane na voljo samo tisto, kar dejansko potrebuješ. IT se že nekaj časa trudi, da bi zadevo povsem avtomatiziral, kar pa je seveda zelo zahteven postopek glede na široko paleto sistemov, ki jih med delom uporabljamo. Držimo pesti, da bodo zadeve čimprej in čimbolj napredovale.
Kaj pa ostali podatki informacijskega sistema?
Kaki ostali? A uni privat? Pravzaprav smo rekli, da zasebni podatki nimajo na službeni opremi kaj iskati. Ampak pridejo kar sami, a ne? Kolega/kolegica pošlje mail, ker ve, kje delaš, potem pa kar steče komunikacija. Zasebna. Pa priloge in priponke in tako dalje. Zasebne vsebine na službeni opremi nimajo kaj iskati in niso zaželene, kljub temu pa so življenjske. Torej? V kolikor imate potencialne zasebne vsebine nameščene na opremi, sredstvih ali storitvah informacijskega sistema družbe, te pred predajo dostopov, opreme… …ustrezno prenesite in odstranite iz službene opreme.
Povzetek
Že med uporabo informacijskega sistema si podatke ustrezno uredite. Smiselna je razdelitev na »moje«, »skupno« in »zasebno«:
- Moje – poslovno pomembni podatki, ki so potrebni samo in le meni, predstavljajo na primer pripravo dokumentacije, ki še ni zrela za souporabo ali kaj podobnega,
- Skupno – podatki in datoteke, ki so za moje delo v skupini / oddelku / projektnemu timu – teh podatkov bi moralo biti pravzaprav največ, dostop do njih pa je omogočen več osebam,
- Zasebno – prazaprav tega ne bi smelo biti, ampak je življensko, da je. Če imamo jasno ločeno zadevo je tudi v primeru izrednih dogodkov ali posegov takšna podatkovna struktura lahko obravnavana po posebnem režimu. Vsekakor pa je to sklop podatkov, ki bi morali biti na službeni opremi le začasnega, kratkotrajnega pomena (skopiraj na zasebna informacijska sredstva, iz službenega pa odstrani).
Struktura med temi tremi sklopi bi morala biti nekje takšna, da je 95% vsebin v skupnem sistemu, 4,9% »poslovno moje« in 0,1% ali manj zasebno.
Pomembno je, da ob odhodu z delovnega mesta (premestitev / odhod) dobite možnost, da morebitne zasebne vsebine odstranite. Na opremi potem ostanejo samo podatki, ki so poslovnega tipa in vsebine, dostop do njih pa potem nima vpliva na vašo zasebnost in predstavlja le nadaljevanje poslov.
Preveč zahtevno napisano? OK – če imate vaše podatke shranjene v One Drive in boste šli iz firme, se bo vaš Office račun potrebno odstraniti, ker predstavlja strošek. No, tam pa so lahko podatki, ki bi jih bilo potrebno kopirati ali brisati ali…. Nihče ne ve, kaj je v teh mapah (tako v datotečnih, kot v mailboxu). Zato je potrebno to vsebino ustrezno urediti – bristati tisto, kar tam nima kaj iskati in kopirati, tisto kar je pomembo za posel. Vsebine se po vašem odhodu neobnovljivo odstranijo takoj, ko se odpove tudi vaš račun. To se naredi v času največ 30 dni, načeloma pa takoj. In potem jih ne more obnoviti nihče. Niti helpdesk, niti IT, niti Bog, niti glavni windows sistemc. Nihče. Zato poskrbite za te zadeve.
Zdej pa delat, ker drugače sploh ne bo podatkov, ki bi jih bilo potrebno kopirat….
